【解説】SharePoint（シェアポイント）にチャットボットを埋め込む手順

チャットボットがよく活用されるケースに、社内のメンバーからの質問へ回答する業務の効率化のための社内FAQへの利用があります。

本記事では社内ポータルとして利用しているSharePoint（シェアポイント）にチャットボットのhitoboを設置する例を、設置手順とともに解説します。

SharePointにチャットボットを設置することで、見込めるメリットと効果は以下になります。

• SharePointを利用している、もしくはOffice365を活用していてSharePointの追加利用も可能な環境であれば、社内ポータルとして新たにWebサイトの設置と維持をする追加コストが発生しない。

• 専門的なWeb知識がなくともSharePointの編集画面で直感的にサイトの作成ができ、チャットボットの設置も簡単に可能。

• 既に社内用にSharePointを利用している場合は、社内メンバーが閲覧しやすい場所にチャットボットを設置でき利用頻度を高められる。

• 分からないことがあれば、まずチャットボットに聞いてみる習慣を作れる。

• 表記ゆれに対応したチャットボットの場合、質問内で用いたキーワードに完全一致をしていなくても回答候補を出せるため、質問者が回答にたどり着きやすい。

• 個別の担当が口頭で質問対応をする場合と異なり、質問のログが残る。ログを元によく質問があったQ&Aを新たに追加したり、そもそもの社内への情報発信の仕方から改善するきっかけとするための情報が得られる。

以下より、本記事では1つの例としてOffice365および、Microsoft SharePoint（シェアポイント）を利用している企業の方に向けて、チャットボットをSharePointで作られた社内ポータルサイトへ設置する手順を解説します。

今回は、弊社のチャットボットhitoboを使って説明させていだきます。

1.  既存のSharePointのサイトもしくは、新規で「サイト作成」をしてページの編集画面を開きます。

2.  画面の左端にカーソルを持ってくと「＋」が出るので、セクションを追加できるようにします。

3.  セクションを選択します。

※レイアウトは自由に選択可能ですが、今回は例として「2段組み」を選びます。

4.  セクションの上端、もしくは下端にカーソルを持っていくと、「新しいWEBパーツを追加」と出ますのでボタンを押します。

5. 「埋め込み」を選択します。

6.  右サイドに表示された「Webサイトのアドレスまたは埋め込みコード」の入力欄に、チャットボットのスクリプトを貼り付けます。

※hitoboのスクリプトはhitobo設定画面の「サイト設置」からご確認いただけます。

7.  スクリプトを貼り付けると、hitoboのチャットウィンドウが表示されます。

8.  公開して問題なければ「再発行」を押します。

9.  SharePoint上でhitoboのチャットウィンドウが表示されれば完了です。

以上です。

チャットボットや社内向けのFAQは、利用する一般社員にとっては大変便利なものです。一方で、作成をする担当者にとっては、仕組みを理解することが難しかったり、Q&Aの追加・更新にあたり設定項目が多すぎることで、担当者にとって「チャットボットやFAQシステムの導入やその後の運用をすること自体が難しい」となりがちです。
回答すべき情報を持つ担当者自体が情報を登録するのが一番無駄がないですが、ツールの導入担当者に聞かないと設定手順が分からないなど、その後の更新がされづらくなる問題も発生しやすいです。

今回は、SharePointを社内ポータルとして利用する場合にチャットボットを設置する利用例をご紹介しました。社内FAQで利用するにあたってhitoboの検討をおすすめできるポイントをお伝えします。

1. 事前に無料トライアルで自社内の質問に対して「ちゃんと質問に答えられるか？」「本当に運用が楽なのか？」を確認できるので、チャットボット選定の失敗を防げる。
2. 総務、労務、法務、経理や営業の実担当者など、システムに詳しくない担当者であっても、チャットボットを作ることができる。
3. チャットボットのアクセスにIP制限をかけられるので、社外からのアクセスを制限できる。

hitoboでは社内のよくある質問に対応する業務の効率化のために、技術的な知識や、ボットに関する細かな知識のない一般の担当者でも、社内FAQを作成し、それをチャットボットで自動応答するフローが実現可能です。

マイクロソフトのSharePoint（シェアポイント）や、Teams（チームズ）や、Googleサイトでの設置などを検討されていたり、情報収集をされている場合は、ぜひhitoboにお問い合わせ下さい。

上記のほかに「自社の独自のポータルサイト」にもスクリプトを設置するだけで導入可能です。また、「チャットボットの設置先となる社内用のサイトが存在しない場合」も、インターネットへの接続環境さえあれば、hitoboのサービス利用のみでIP制限が可能なFAQページをすぐに設置可能です。