hitoboの基本的な仕組みや活用方法など分かりやすいサービス解説!

【公開日:2020年12月8日】

チャットボットがよく活用されるケースに、社内の質問へ回答する業務の効率化のために社内FAQとして利用する事例が多くあります。その一例として、本記事ではGoogleサイト(Google Sites)でつくった社内ポータルにチャットボットを埋め込み設置する例を、設置手順とともに解説します。

< 目次 >
・チャットボットとは
・業務中断が多くて困る!社内FAQをボットで解決
・Googleサイトへチャットボットの埋め込みをする手順
・チャットボット作成担当者における導入時の課題とその解決
・社内FAQのチャットボットにhitoboをおすすめできるポイント
・まとめ

チャットボットとは

「チャットボット」という言葉は「チャット」と「ボット」が掛け合わされてできた言葉で、ボットは「ロボット」の略称であり、コンピューターを用いて人が行っていた作業を自動化するプログラムのことです。

より詳しい基本概要は、下記のブログでもご紹介しております。
>>関連記事:チャットボット(Chatbot)とは【人工知能との関係、開発の方法】

業務中断が多くて困る!社内FAQをボットで解決

社内では頻繁に似たような質問が発生

社内では以下のように質問が頻繁に発生します。
例えば、
・情報システム部: PCなどの端末や社内のITツールに関する質問
・総務、人事労務部: 会社の制度、備品・設備の利用、基礎的な手続きの質問
・経理部: 経費精算のやり方、経費精算システムの使い方、帳票の処理の基礎的な質問
・法務部: 契約書の確認手続き、契約書の基礎的な知識、業務で必要な法律知識の質問
・営業部:製品カタログ、各資料の格納場所、セールストークに関する質問

働き方改革を阻む社内のよくある質問への対応

社内の質問対応に関して、以下の問題が企業において発生しています。

・他の業務中に社内メンバーから口頭や電話で聞かれ、業務が頻繁に中断する。
・よく聞かれる情報への気軽なアクセス方法を社内メンバーに提供できておらず、色々なメンバーから同じことを何度も聞かれ、時間がとられている。
・質問を聞く側は聞く側で、担当者からの回答があるまで次のアクションが取れず、業務が滞る。

働き方改革が叫ばれてから久しいですが、特に業務の中断に関しては、”中断された仕事の82%が中断後、元のリズムに戻るまでに平均23分15秒必要”といったカリフォルニア大学アーバイン校の研究もあります。業務の中断は、単に質問対応に使った時間のコスト以上に、業務に非効率をもたらすものと考えられます。

チャットボットを社内ポータルサイトに設置する効果

・分からないことがあれば、まずチャットボットに聞いてみる習慣を作れる。
・表記ゆれに対応したチャットボットの場合、質問で用いられたキーワードに完全一致をしていなくても回答候補を出せるため、質問者が回答にたどり着きやすい。
・個別の担当が口頭で質問への対応をするのと異なり、質問のログが残る。ログを元によく質問があったQ&Aを新たに追加したり、そもそもの社内への情報発信の仕方から改善するきっかけとするための情報が得られる。

以下より、本記事では1つの例としてGoogle Workspace(旧称 G Suite)を利用している企業の方に向けて、チャットボットのhitoboをGoogleサイトでつくった社内ポータルサイトに設置する方法を解説します。

Googleサイトへチャットボットを導入する

1.Googleサイトへチャットボットを設置するメリット

1)Google Workspace(旧称 G Suite)を利用していれば社内ポータルとしてWebサイト自体を設置するための追加コストが発生しない。

2)専門的なWeb知識がなくともGoogleサイトの編集画面で直感的にサイトの作成ができ、チャットボットの設置も簡単に可能。

3)既に社内用にGoogleサイトを利用している場合は、社内メンバーが閲覧しやすい場所にチャットボットを設置でき利用頻度を高められる。

2.Googleサイトへのhitoboの設置手順

1)事前準備:hitoboに社内のQ&Aを登録し、チャットボットを作成します。Q&Aを登録するだけでチャットボットが完成します。(本記事では詳細は省略します)

2)既存のGoogleサイトもしくは、新規のGoogleサイトの編集画面にログイン。

3)編集画面の右側のメニューより「埋め込む<>」を押します。

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4)「埋め込みコード」のタブを押し、hitoboの管理画面上より取得可能なスクリプトをコピペします。 ※hitoboではチャットウィンドウが開いた状態での設置も可能です。見やすさを向上するためにGoogleサイトでは始めからチャットが開いた状態で設置することを推奨します。

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5)編集画面でhitoboを設置できたことが確認できます。プレビューと編集画面を見比べて、チャットウィンドウのサイズを調整します。

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Googleサイトへの設置例

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6)外部公開不可の情報を扱う場合は、指定されたIPアドレスのみのアクセスに制限するために社内のシステム担当にアクセス許可するIPアドレスを確認し、IP制限の設定をします。

以上で、設置の完了です。簡単さに驚かれる方もいるかと思います。
早速社内のメンバーにアクセスしてもらい、使い勝手をテストしましょう。

旧 Google サイトの管理画面でも設定可能です。詳しい手順はお問い合わせ下さい。

チャットボット作成担当者における導入時の課題とその解決

チャットボットや社内向けのFAQは、利用する一般社員にとっては大変便利なものです。一方で、作成をする担当者にとっては、仕組みを理解することが難しかったり、Q&Aの追加・更新にあたり設定項目が多すぎることで、担当者にとって「チャットボットやFAQシステムの導入やその後の運用をすること自体が難しい」となりがちです。
回答すべき情報を持つ担当者自体が情報を登録するのが一番無駄がないですが、ツールの導入担当者に聞かないと設定手順が分からないなど、その後の更新がされづらくなる問題も発生しやすいです。

社内FAQのチャットボットにhitoboをおすすめできるポイント

今回は、Googleサイトを社内ポータルとして利用する場合に、社内FAQとしてチャットボットを設置する利用例をご紹介しました。社内FAQで利用するにあたってhitoboの検討をおすすめできるポイントをお伝えします。

1)事前に無料トライアルで自社内の質問に対して「ちゃんと質問に答えられるか?」「本当に運用が楽なのか?」を確認できるので、チャットボット選定の失敗を防げる。

2)総務、労務、法務、経理や営業の実担当者など、システムに詳しくない担当者であっても、チャットボットを作ることができる。

3)チャットボットのアクセスにIP制限をかけられるので、社外からのアクセスを制限できる。

まとめ

hitoboでは社内のよくある質問に対応する業務の効率化のために、技術的な知識や、ボットに関する細かな知識のない一般の担当者でも、社内FAQを作成し、それをチャットボットで自動応答するフローが実現可能です。

Googleサイト、マイクロソフトのSharePoint(シェアポイント)や、Teams(チームズ)での設置などを検討されていたり、情報収集をされている場合は、ぜひhitoboにお問い合わせ下さい。
上記のほかに「自社の独自のポータルサイト」にもスクリプトを設置するだけで導入可能です。また、「チャットボットの設置先となる社内用のサイトが存在しない場合」も、インターネットへの接続環境さえあれば、hitoboのサービス利用のみでIP制限が可能なFAQページをすぐに設置可能です。

以下の記事ではhitoboを活用し、社内ポータルでのFAQ対応をしている導入事例を紹介しています。

>>関連記事:導入事例:アーバンリサーチ様『社内ポータルでよくある質問にチャットボットで即答』

「hitobo」ではチャットボットサービスの導入から運用までサポートいたします。

ご不明点などございましたら、導入前からのプロセスなどご説明させていただきますので、
下記お問い合わせフォームご連絡ください。

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