hitoboの基本的な仕組みや活用方法など分かりやすいサービス解説!

【公開日:2021年1月27日】

チャットボットがよく活用されるケースに、社内のメンバーからの質問へ回答する業務の効率化のための社内FAQへの利用があります。本記事では社内ポータルとして利用しているSharePoint(シェアポイント)にチャットボットのhitoboを設置する例を、設置手順とともに解説します。

< 目次 >
・チャットボットとは
・SharePoint上のチャットボットで社内質問を解決
・SharePointへチャットボットを設置するメリット
・チャットボットを社内ポータルサイトに設置する効果
・SharePointへチャットボットを導入する
・チャットボット作成担当者における導入時の課題とその解決

チャットボットとは

「チャットボット」という言葉は「チャット」と「ボット」が掛け合わされてできた言葉で、ボットは「ロボット」の略称であり、コンピューターを用いて人が行っていた作業を自動化するプログラムのことです。

より詳しい基本概要は、下記のブログでもご紹介しております。
>>関連記事:チャットボット(Chatbot)とは【人工知能との関係、開発の方法】

SharePoint上のチャットボットで社内質問を解決

SharePointへチャットボットを設置するメリット

1)SharePointを利用している、もしくはOffice365を活用していてSharePointの追加利用も可能な環境であれば、社内ポータルとして新たにWebサイトの設置と維持をする追加コストが発生しない。

2)専門的なWeb知識がなくともSharePointの編集画面で直感的にサイトの作成ができ、チャットボットの設置も簡単に可能。

3)既に社内用にSharePointを利用している場合は、社内メンバーが閲覧しやすい場所にチャットボットを設置でき利用頻度を高められる。

チャットボットを社内ポータルサイトに設置する効果

SharePointにチャットボットを設置することで、以下の効果が見込めます。

 

・分からないことがあれば、まずチャットボットに聞いてみる習慣を作れる。

・表記ゆれに対応したチャットボットの場合、質問内で用いたキーワードに完全一致をしていなくても回答候補を出せるため、質問者が回答にたどり着きやすい。

・個別の担当が口頭で質問対応をする場合と異なり、質問のログが残る。ログを元によく質問があったQ&Aを新たに追加したり、そもそもの社内への情報発信の仕方から改善するきっかけとするための情報が得られる。

 

以下より、本記事では1つの例としてOffice365および、Microsoft SharePoint(シェアポイント)を利用している企業の方に向けて、チャットボットのhitoboをSharePointで作られた社内ポータルサイトへ設置する手順を解説します。

SharePointへチャットボットを導入する

SharePointへのhitoboの設置手順

1)事前準備:hitoboに社内のQ&Aを登録し、チャットボットを作成します。Q&Aを登録するだけでチャットボットが完成します。(本記事では詳細は省略します)

2)既存のSharePointのサイトもしくは、新規で「サイト作成」をしてSharePointのページの編集画面を開く。

3)SharePointのページの編集画面上で、左端にカーソルを持っていきマウスオーバーすると「+」が出て「セクション」が追加できます。

SharePoint_section01_2

4)セクションレイアウトは自由に選択可能ですが、今回は例として「2段組み」を選びます。

SharePoint_section02_02

5)セクションの上端、もしくは下端にカーソルを持っていきマウスオーバーすると、「丸に+」のボタンが表示されます。「新しいWEBパーツを追加」と出ますのでボタンを押します。

SharePoint_webparts01_02

6)WEBパーツの種類を選べますので「埋め込み」を選択します。

SharePoint_webparts03_02

7)右サイドに「Webサイトのアドレスまたは埋め込みコード」の入力欄が出ます。hitoboで指定されたスクリプトをコピー&ペーストで貼り付けます。

SharePoint_webparts04_02

8)スクリプトを貼り付けると、hitoboのチャットウィンドウが表示されます。公開して問題なければ「再発行」を押します。これでSharePointのページ上に表示されます。

SharePoint_webparts05_03

9)SharePoint上でhitoboのチャットウィンドウが表示されました。チャットボットにいつでも質問ができるようになります。

SharePoint_webparts07_02

以上で、設置の完了です。簡単さに驚かれる方もいるかと思います。
早速社内のメンバーにアクセスしてもらい、使い勝手をテストしましょう。

※スクリプトを「Webサイトのアドレスまたは埋め込みコード」に貼り付けた際に「このサイトからのコンテンツを埋め込むことは許可されていませんが・・・」とエラー表示が出た場合は、管理者の権限を持つ方が許可されているサイトの一覧にhitoboを追加する必要があります。詳しくはこちらのマイクロソフト社のSharePointのサポートページを参照下さい。

チャットボット作成担当者における導入時の課題とその解決

チャットボットや社内向けのFAQは、利用する一般社員にとっては大変便利なものです。一方で、作成をする担当者にとっては、仕組みを理解することが難しかったり、Q&Aの追加・更新にあたり設定項目が多すぎることで、担当者にとって「チャットボットやFAQシステムの導入やその後の運用をすること自体が難しい」となりがちです。
回答すべき情報を持つ担当者自体が情報を登録するのが一番無駄がないですが、ツールの導入担当者に聞かないと設定手順が分からないなど、その後の更新がされづらくなる問題も発生しやすいです。

社内FAQのチャットボットにhitoboをおすすめできるポイント

今回は、SharePointを社内ポータルとして利用する場合にチャットボットを設置する利用例をご紹介しました。社内FAQで利用するにあたってhitoboの検討をおすすめできるポイントをお伝えします。

1)事前に無料トライアルで自社内の質問に対して「ちゃんと質問に答えられるか?」「本当に運用が楽なのか?」を確認できるので、チャットボット選定の失敗を防げる。

2)総務、労務、法務、経理や営業の実担当者など、システムに詳しくない担当者であっても、チャットボットを作ることができる。

3)チャットボットのアクセスにIP制限をかけられるので、社外からのアクセスを制限できる。

まとめ

hitoboでは社内のよくある質問に対応する業務の効率化のために、技術的な知識や、ボットに関する細かな知識のない一般の担当者でも、社内FAQを作成し、それをチャットボットで自動応答するフローが実現可能です。

 

マイクロソフトのSharePoint(シェアポイント)や、Teams(チームズ)や、Googleサイトでの設置などを検討されていたり、情報収集をされている場合は、ぜひhitoboにお問い合わせ下さい。

上記のほかに「自社の独自のポータルサイト」にもスクリプトを設置するだけで導入可能です。また、「チャットボットの設置先となる社内用のサイトが存在しない場合」も、インターネットへの接続環境さえあれば、hitoboのサービス利用のみでIP制限が可能なFAQページをすぐに設置可能です。

以下の記事ではhitoboを活用し、社内ポータルでのFAQ対応をしている導入事例を紹介しています。

>>関連記事:導入事例:アーバンリサーチ様『社内ポータルでよくある質問にチャットボットで即答』

「hitobo」ではチャットボットサービスの導入から運用までサポートいたします。

ご不明点などございましたら、導入前からのプロセスなどご説明させていただきますので、
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