Microsoft Teamsにチャットボットを設置。社内FAQで業務の効率化

リモートワークの広がりやDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進を機会に、業務の効率化が進められています。なかでも影響が大きいものとして、よくある質問への自己解決手段の提供があり、その自己解決手段の提供ツールとしてチャットボットが着目されています。社内で分からないことがあった場合に、気軽かつ迅速に社内メンバーからの質問を自己解決できる方法としてチャットボットが活用されています。

Microsoft 365(旧Office 365)にチャットボットを設置する方法として
・Teams(チームズ)に設置する
・SharePoint(シェアポイント)に設置する
と2通りの方法があります。この記事ではMicrosoft 365を利用していた場合にMicrosoft Teams上にチャットボットを設置し、社内FAQの自己解決手段を提供する方法について扱います。

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社内FAQチャットボットの活用でリモートワークにおける社内対応を効率化

コロナ渦以前は社内での質問はオフィスで直接担当者に聞けるため、すぐに解決していました。しかし、リモートワークの場合には、電話やメール、チャットツールで個別に担当者に質問するため、すぐに解決することが難しいことも多くなり、何度もやり取りを繰り返してしまい、質問者・対応者とも負担が増えています。社内での質問対応など、リモートワークになってからの質問者や対応者からみた課題、課題解決を行うソリューションなど、解説していきます。

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AIチャットボット、シナリオチャットボット、FAQシステムはどう比較する?4つのポイント

チャットボットやFAQシステムなどの自己解決手段で比較すべき大きな違いは4つです。ユーザー目線で2つ、運営者目線で2つ。これらに着目するとチャットボットやFAQシステムをなるべくシンプルに比較することができます。どうしても仕組みや機能の違いから比較を開始してしまうと、考える要素が多くなってしまい複雑化します。「ユーザー目線」と「運営者目線」から見て実際に影響が大きい点に話を絞ると比較をしやすくなります。

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自治体導入事例:愛知県小牧市様『チャットボットで市民がいつでも問い合わせ可能に』

愛知県小牧市様によるチャットボットのhitoboの自治体導入事例です。市民が市役所に来庁しなくても簡単に問い合わせができる方法について、当初は総合コールセンターといった選択肢も含めて広く調査・検討を進められていたそうです。その中で、AI技術を活用した自動応答システムを導入する地方自治体も出てきたたことから、チャットボットの情報収集と検討を進めました。今回、hitoboを実際に活用することで変化したことや、良かった点について、小牧市役所広報広聴課のご担当者の方にお伺いしました。

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Confluence(コンフルエンス)にチャットボットを埋め込む手順

チャットボットがよく活用されるケースに、社内の質問へ回答する業務の効率化のための解決策として、社内FAQへの利用があります。本記事ではチャットボットを社内情報共有サイトとして利用しているConfluence(コンフルエンス)に設置する例を、設置手順とともに解説します。Confluence(コンフルエンス)とは、Atlassian(アトラシアン)社が提供する、チームの情報とナレッジを共有して生産性を向上させるチームコラボレーションツールです。

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SharePoint(シェアポイント)にチャットボットを埋め込む手順

チャットボットがよく活用されるケースに、社内のメンバーからの質問へ回答する業務の効率化のための社内FAQへの利用があります。本記事では社内ポータルとして利用しているSharePoint(シェアポイント)にチャットボットのhitoboを設置する例を、設置手順とともに解説します。

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チャットボット導入事例:アーバンリサーチ様『社内ポータルでよくある質問にチャットボットで即答』

メンズ・レディースウェアなどの企画・販売・製造及び付随事業を展開する株式会社アーバンリサーチ様のhitoboの利用事例です。これまでは各店舗のスタッフからの問い合わせを、主に電話及びメールにてヘルプデスクで受け付けており、業務効率化に関して課題を感じていたそうです。今回はhitobo導入後の変化や、hitoboを選んだ理由について担当の馬場様に伺いました。

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