【2024年最新】ChatGPT業務効率化の王道パターン9選とAIチャットボットへの活用（用語集付） - チャットボットのhitobo（ヒトボ）

【更新日：2024年3月11日】

ChatGPTなどの生成AIによる影響で「ホワイトカラーの仕事が激変（仕事が無くなる職種も）」という話題は聞くものの、具体的にどんな影響があるのかイメージしきれてない人もいるでしょう。また、ChatGPTを具体的にどのように業務に活かせるかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、

ChatGPTなどの生成AIの業務利用をして分かったこと。
チャットボットへの応用で調査や検証を進めて分かったこと。

それらに基づき「業務にどう活用できるか？」の観点でポイントをまとめます。

「出てくる用語が技術用語や知らない単語が多くて分かりづらい」と感じている方のために、最後に頻出用語集をまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

1 ChatGPTが仕事に与える影響と業務への活用のポイント
2 ChatGPTの業務活用の王道パターン9選
3 ChatGPTなど生成AIの得意分野やメリットは？
4 ChatGPTなどの生成AIの苦手分野やデメリットは？
5 ChatGPTなどの生成AIを業務効率化に生かす使い方のコツ
6 業務効率化のためにChatGPTを活用する際の注意点3選
7 AIチャットボットへのChatGPTをはじめとした生成AIの活用
8 まとめ
9 ChatGPT関連頻出用語集

ChatGPTが仕事に与える影響と業務への活用のポイント

2023年に入ってから、ChatGPTや生成AIに関するニュースを聞かない日はないほど話題に挙がり続けています。具体的にはどのような影響や変化があるのでしょうか？

ChatGPTが仕事へ与える影響【ホワイトカラーのデスクワークの激変】

ChatGPTをはじめとする大規模言語モデル（Large-scale Language Model）のAIは、AI技術の進化に伴い、これまで難しいとされてきた自然言語処理のタスクについても「業務の実用に足る」高い性能を発揮しています。この技術の進化が、急速な普及の一因となっています。

例えば、生成AIは、文章の要約や編集、さらには企画書やプレゼンテーションの作成など、より高度なタスクにも対応できるようになりました。これにより、従来は時間や労力がかかっていた作業が、効率化されることが期待されます。

また、生成AIは複雑な質問に対しても適切な回答を提供できるようになりました。これにより、カスタマーサポートやFAQ作成など、顧客や社内メンバーからの質問対応などのコミュニケーションにおいても、重要な役割を担うことができるようになります。

ChatGPTによる調査、企画、決定までの業務プロセス変化の例

個人・企業におけるChatGPTを活用するポイント

社内のデスクワーク業務において、要約や分類、分析、報告などのタスクが効率化されることで業務の質が向上し、時間の節約ができるようになります。ただし、業務効率化によって単なる「コスト削減」を目指すだけでなく、削減できた時間や、試行回数のアップによる質の向上を通じて、個人としても企業としても「能力の向上」までを目指すことが重要です。

１）繰り返し発生する作業の自動化で、時間削減

２）試行と思考のサイクルの回数アップで、質の向上

３）スキルや思考の引き出しを増やし、能力の向上

個人の視点

生成AIを活用することで、自分自身の作業負荷を軽減し、より効率的に業務を遂行できるようになります。これにより、個人のスキルを磨く時間や創造的な仕事に集中する時間を増やし、キャリアの向上につなげていくことが重要となります。

企業の視点

生成AIの活用により、全体の業務効率が向上し、従業員がより価値のある業務に専念できるようになります。また、人間が行うのが困難な大量のデータ分析や高度な問題解決にも対応できるため、競争力が向上し、企業の成長を促進することができます。

生成AIで簡単に実現できることは「業務効率化」です。「調査・分類・分析・報告」等のうち定型化できるものは「完全自動化されていく」ことは社会の流れとして必然です。
ただし、今までやっていたことを単に「自動化」に置き換えるだけでは、縮小均衡に陥ってしまうリスクがあります。個人としても企業としても、「スキルや思考の引き出しを増やし、能力の向上」まで、常につなげていける次の段階まで進むことが重要です。

「個人として仕事が無くなる」や「企業として競争力が無くなる」といった事態を避けるためにも、すぐに実現しやすい業務効率化はいち早く取り入れて使いこなし、自動化を織り交ぜたフローが「通常業務フロー」の状態まで早く持っていくスピード感が求められます。

ChatGPTの業務活用の王道パターン9選

今後は業務上で当たり前になるであろう生成AIの使い方について、業務活用で頻出していきそうな王道パターンとその活用事例を挙げます。

１）生成AIで観点をリストアップ

生成AIを活用して観点をリストアップし、それを参考にして「モレなくダブりなく」の思考を補助することができます。これにより、より網羅的な議論やアイデア出しを行うことができます。

活用事例）

プロジェクトの進め方の手順のリストアップ
学習手順のリストアップ
ヒアリング項目のリストアップ
アジェンダの項目のリストアップ

２）項目のリストアップや比較表の作成

生成AIに項目を渡し、表形式でのリストアップを依頼することで、必要な項目にて分類済みの整理された情報を得ることができます。これにより、情報を一目で把握しやすくなり、効率的なデータ分析が可能になります。

活用事例）

市場調査の結果を表形式で整理
業務フローの整理と可視化
複数の製品やサービスの比較表作成

３）記事や資料内容のドラフト作成

タイトルや見出しを生成AIに渡すことでドラフトを作成することができます。その後、人が内容を確認・修正することで、より高品質な文章が完成します。これにより、文章作成の効率化や品質向上が図られます。

活用事例）

ブログ記事のドラフト作成
プレゼンテーションスライドの内容作成
マーケティング戦略の概要作成

４）出力形式や表現形式の変換

生成AIを利用してテキストデータを別の形式に変換することができます。これにより、データの活用範囲が広がり、多様な用途で活用することができます。

活用事例）

テキストをCSV形式に変換
文章を箇条書きに変更
文章を表形式に変換

５）知らない分野の事前調査

生成AIを利用して新しい分野の事前調査を行うことができます。これにより、効率的に新しい知識を習得することができます。

活用事例）

新しい技術トレンドの概要調査
競合企業のサービスや戦略の調査
国際ビジネスでの法律や規制の調査

６）データの分類

生成AIを利用してデータの事前分類を行うことができます。これにより、目視でデータを一つ一つを見て分類しなくても自動でデータの分類と分析を行い、質問や議論の準備も整えることができます。

活用事例）

顧客データのセグメント分析
商品のカテゴリ別分類
文書のジャンルやトピック別分類

７）議事録や報告書の作成

生成AIを活用して議事録や報告書のドラフト作成を行うことができます。これにより、時間の節約や作業の効率化が図れます。

活用事例）

自動書き起こしをした会議の音声記録を元に、整理された議事録を生成AIで書き起こす
ログ解析に生成AIを利用して、あらかじめ定めた形式で報告書を作成する
調査報告書の要約作成に生成AIを利用して時間を節約する

また、2023年9月に登場した「GPT-4V」には、音声認識機能が追加されました。「GPT-4V」は有償プラン「ChatGPT Plus」のユーザー向けに提供されています。この機能によって、ChatGPTに入力した音声をそのままテキスト化でき、議事録作成がより効率的に行えるようになりました。

８）画像の認識・生成

2023年9月には、ChatGPTへの画像のアップロード機能が追加され、画像の内容をもとにした回答が可能になりました。画像アップロード機能は、有償プラン「ChatGPT Plus」のユーザー向けに提供されています。ChatGPTに画像をアップロード後、画像に関する質問・指示を入力すれば、ChatGPTが画像を認識し、回答します。

活用事例）

画像の場所や物についての情報を尋ねる
簡単なWebサイトのラフ画像を送り、プログラミングコードを生成してもらう
画像内の文字を読み取ってもらう

さらに、2023年10月に実装された「DALL・E 3」によって、画像生成が可能になりました。ユーザーが生成したい画像について簡単に説明するだけで、高品質の画像の生成が可能です。

９）PDFの読み取り

ChatGPTはPDFの読み取りが可能で、内容の要約や、内容をもとにした回答の生成が可能です。読み取る方法は、主に以下の3つがあります。

PDFのテキストを抽出して入力する
ブラウジング機能を使ってWebページのURLを読み込む
PDF読み取りが可能なプラグインを活用する

活用事例）

PDFをもとにして、記事や資料を作成する
サービス資料や今までの問い合わせ履歴を読み込ませて、Q&Aを自動生成する
調査データをもとに、市場分析やデータ解析を行う

ただ、PDFを読み込ませる際には情報漏洩に注意する必要があります。個人情報や機密情報を含んだファイルのアップロードは避けるようにしましょう。また、読み取る際にプラグインを活用する場合は、利用規約やプライバシーポリシーを事前に確認しましょう。

参考記事：スグ使えるChatGPTへの依頼用の入力テキスト（プロンプト）を紹介。

ChatGPTのカスタマーサポート活用。FAQ・メール作成にすぐ使える活用事例別プロンプト3選

ChatGPTやBing AIチャットやBardなど、2023年5月の間に、ブラウジング機能を備えた生成AIサービスが勢揃いしました。生成AIをカスタマーサポート、カスタマーサービス、コールセンターなどで利用すれば、Web上の既存の情報や過去のナレッジをFAQ作成やメール返信文作成などに活用できるのでは？と期待する方も多いのではないでしょうか？一方で「ChatGPTは間違った回答をする」「情報漏洩リスクや情報セキュリティ対策の必要性」など、気にすべきこともいくつかあります。この記事では、生成AIの対処すべき要素への対策をしながらカスタマーサポートに活用する具体的な活用事例を解説します。ChatGPTなどの生成AIに、そのまま入力して試せる具体的なプロンプト例（生成AIへの依頼文例）も紹介しますので、ぜひ最後までお読みいただき参考にしてください。

ChatGPTなど生成AIの得意分野やメリットは？

ChatGPTなどの生成AIには得意分野があります。業務上で役立つ得意分野を知っていれば、業務への適用をうまく進めることができます。

得意分野は各専門分野の基礎知識の回答・要約・分類・リストアップ

ChatGPTは、各専門分野の一般的な知識についての回答を得意としています。これにより、専門的な内容の調査や分析も容易となっています。

さらに、情報加工も得意分野です。大規模言語モデルを元にした理解から「加工したい情報」とそれに対して「依頼したい内容」を投げかけたら、速やかに以下のようなタスクをこなすことができます。

文章の生成
情報の要約
情報の分類
情報のリストアップ

これらのタスクは、人間が一からやるよりも、生成AIに依頼した方がずっと低コストかつ短い時間で進めることができ、人間の仕事を補助することが可能です。

メリットは業務効率化・情報への容易なアクセス

ChatGPTを活用するメリットの1つに「業務効率化につながる」という点があります。ChatGPTは文章生成やリストアップなどを行える生成AIです。これらの作業を人が行う場合、膨大な時間や手間がかかりますが、ChatGPTを使えば時間をかけずに自動で作成が可能です。作業時間の短縮につながり、スタッフの負担軽減や、他の注力すべき作業への集中などが実現します。

さらに、ChatGPTは対応可能範囲が広く、医学や法律などの専門的な分野でも対応が可能です。書籍やインターネットで情報収集した場合、欲しい情報に辿り着くまでに膨大な時間を要するケースが多いでしょう。ChatGPTに尋ねることで、すぐに欲しい情報へとアクセスできます。

ChatGPTなどの生成AIの苦手分野やデメリットは？

生成AIが仕事に与える変化の影響力は大変大きいものがありますが、現段階では万能ではありません。苦手分野やデメリットは以下となります。

苦手分野は新たな観点の発見やひらめき

ChatGPTなどの生成AIは現状は、「これは新たな観点だ」という気づきや発見、ひらめきは苦手な部分があります。しかし、適切な指示を与えることで、新たな観点の発見も可能です。

＜デメリットの解決方法＞

条件付けして依頼すれば新たな観点の発見もできる

具体的な条件や制約を設けて生成AIに依頼することで、新たな観点やアイデアの発見を補助する役割が期待できます。このようなアプローチにより、ChatGPTの苦手分野を補完し、より有益な結果を得ることができます。

デメリットは情報漏洩の可能性と間違った内容をもっとらしく伝えてしまう点

メディアの報道などで言われている通り、ChatGPTは「もっともらしく間違った内容を伝えてしまう」弊害があります。そのため、AIの出力内容の正確性や妥当性のチェック、最終的な判断は人間が行う必要があります。

また、ChatGPTは、情報漏洩の可能性がある点にも注意が必要です。機密情報や個人情報を入力した場合、学習に利用され、他のユーザーへの回答に情報を利用する可能性があり、間接的に情報漏洩が発生するおそれがあります。

＜デメリットの解決方法＞

チェックフローを入れる。間違いを最小化するタスクに落とし込む。

情報漏洩が発生しない状態での使用を徹底する。

ただ、生成AIを使う側がその注意点の認識を持ち、以下の工夫を取り入れれば、メリットに比べたら「小さな問題」にまで抑え込むことができます。

業務プロセスとして自動生成をした場合も、公開する情報は必ずチェックフローを入れる。
間違った回答を出づらくするために、回答の条件指定をしっかり行う。
生成AIにデータを渡して処理するタスクを「情報の変換・要約」レベルのタスクに落とし込む。
機密情報や個人情報の入力を避ける。
入力した情報を学習に使わない設定にする。
ChatGPT API連携されたサービスを利用する。

関連記事：ChatGPTの情報漏洩への対策を紹介。

ChatGPTの情報漏洩対策。履歴を残さず学習させない設定は？セキュリティの注意点

ChatGPTを提供するOpenAI社より、2023年4月25日に「利用者が履歴を残さずにやりとりできる設定を追加」「設定後のAIとのチャットのやりとりはOpenAIがAIを改良する際のデータとして使われない設定が可能となる」ことについての発表がありました。これまで再学習による情報漏洩を懸念していた利用者の方は気になる機能かと思います。この記事では具体的な設定手順を解説しますので、気になる方はぜひ最後まで読んで設定を試してみてください。

ChatGPTなどの生成AIを業務効率化に生かす使い方のコツ

ChatGPTの活用で業務効率化の実現が可能ですが、効果的な使い方を知っていればさらなる効率化につなげられます。ここでは、より業務効率化につながるChatGPTの使い方のコツを紹介します。

プロンプトを工夫する

プロンプトとは、ChatGPTなどの生成AIに入力する命令文や質問、指示書などの総称を指します。プロンプトの工夫によって、精度の高い回答を得られる可能性が高くなり、さらなる業務効率化へとつなげられます。

例えば、プロンプトで「条件付けをする」「専門家になりきってもらう」「表現を指定する」などの工夫が可能です。条件付けをする場合の例として「300文字以内で」と文字数を制限したり、「箇条書きで」と出力形式を指定する方法があります。

また、ChatGPTに「あなたはプロの編集者です」「あなたは優秀なビジネスマンです」といったように、専門家になりきって回答を出力してもらう方法でも、精度の高い回答の出力が可能です。回答者の立場を指定することで、より専門的でわかりやすい回答をもらえます。

表現の指定は「小学生でもわかるように説明してください」「取引先に送るため丁寧な文章で書いてください」などと具体的に指示する方法です。指示に合わせた内容や言葉遣いで、回答を得られます。このように、プロンプトを工夫するだけで、自分が欲しいレベルの回答を得られる可能性が高まります。

プラグインを活用する

※注：プラグインは2024年4月9日で終了。GPTsに移行。
参照記事：
https://help.openai.com/en/articles/8988022-winding-down-the-chatgpt-plugins-beta

プラグインとは、ChatGPTで使える機能を拡張するために追加できるツールです。プラグインの活用によって、テキストの生成だけでなく、以下のような出力・アクションがChatGPTで可能になります。

図やグラフの出力
PDFの読み取り
Webや特定のURLへのアクセス
動画内容の要約
レストランや宿泊施設の予約　など

2023年7月1日時点でChatGPTのグラグインは595個存在します。この中から使いたい機能のみを追加でき、カスタマイズが可能です。ただ、プラグインは有料版（月額20ドル）の「ChatGPT Plus」でしか使えないため、注意しましょう。

例えば、業務上活用できるプラグインには以下のようなものがあります。

Zapier：GmailやGoogleドライブ、Chatwork、Slackなど6,000種類以上のアプリケーションを連携させ、作業の自動化が可能
Prompt Perfect：欲しい回答に合わせたプロンプトの生成が可能
SEO.app：キーワードから、最適な構成案や記事作成が可能
Link Reader：WebページやPDFのURL、動画ページを読み取り、内容の要約が可能
Video Insights：動画の文字起こし・要約が可能
KAYAK：飛行機や宿泊施設などの情報をもとに旅行プラン立案が可能

さまざまなプロンプトを組み合わせ、業務に活用することで、さらなる時間短縮や効率化が実現します。

【職種別】ChatGPTのプラグイン活用例4選！おすすめのプラグイン15選を紹介

GPTsを活用する

「GPTs（GPT Builder）」は、ChatGPTをカスタマイズできる機能です。GPTsの活用によって、専門的なプログラミングスキルや知識がなくても、簡単にオリジナルのチャットボットの作成・公開が可能です。

従来は、ChatGPTの機能を搭載したシステムを開発するには、OpenAIのAPIを活用した開発が一般的でした。それが、GPTsの登場によって手軽にシステム開発が可能となりました。

例えば、GPTsでスケジュール管理が可能なチャットボットや、簡単な調査・分析ができるツールの開発などが可能です。自身の業務に合わせてChatGPTの機能を搭載したツールの開発ができ、より業務効率化を図れます。

AIと人の相互補完を意識する

ChatGPTなどの生成AIの利用方法は多岐にわたりますが、効果的な利用のためのコツは、AIと人間の相互補完を意識することです。AI→人→AI、人→AI→人のステップを活用します。

前工程が人間の時は、後工程でAIに何を渡してどう依頼するか？
前工程がAIの時は、後工程で人間が何の作業をして完了となるか？もしくは次に何をAIに渡すか？

これらを考えながら仕事を進めることが、今後のスタンダードになっていくと考えて良いでしょう。

業務効率化のためにChatGPTを活用する際の注意点3選

ChatGPTなどの生成AIの今後の業務への影響力が大きいことは直感的にも理解できるものの、企業が利用するにあたっては以下の注意点があります。

「情報セキュリティ」における注意点
「業務活用」における注意点

これらは、情報セキュリティや業務活用において問題が発生しない生成AIのツールやChatGPT自体ではなくOpenAIのAPI版を使う（システム構築が必要）、もしくはOpenAIのAPIと連携されたサービスを使うことで解決する方法があります。

入力した情報が学習データの対象となり情報漏洩につながる可能性がある

ChatGPTやChatGPT Plusを使用する場合、個別に申請しない限り、自動生成のための学習データとして利用される可能性があります（2023年3月1日時点）。これを避けたい場合は、OpenAIのAPIを利用したり、API版と連携されたサービスを利用することで、自動生成のための学習データの対象外となることも可能です。

学習データの対象になることのリスク

学習データの対象になることの何がリスクか？というと、他の人がAI上で自動生成を行ったときに出力される情報の素材として、自動的に使用されるリスクがあるためです。外部の人が利用した時に「社外秘情報」や「個人情報」が表示されてしまうリスクが発生します。

情報漏洩への対処法

利用規約で入力データの扱いを必ず確認すること
自動生成の学習データに使用されるリスクがある場合は、社外秘情報、個人情報は入れないこと
機能の検証の際も、ChatGPT自体でダミーデータを生成して使用するなど、学習に使われても問題ないデータを使うこと
社内の情報を入れる場合は、OpenAIのAPIと連携したサービスなど、自動生成の学習データに利用されないことを確認できているサービスを活用すること

これらに注意することが必要です。

参考記事：ChatGPTで履歴表示とAIモデル訓練データへの使用をOFFに設定する手順。

ChatGPTの情報漏洩対策。履歴を残さず学習させない設定は？セキュリティの注意点

AIの生成内容が間違っていてもよい状況で使う

AIの出力内容の正確性や妥当性のチェック、最終的な判断は人間が行う必要があります。生成AIは「もっともらしく間違った内容を回答する」可能性があるためです。

そのため、生成AIを利用する際には、出力された内容が正確であるかを確認するフローを作成することが重要です。これにより、誤った情報が伝わるリスクを軽減できます。

例）

自動生成したQ&Aをチェック後に公開
自動生成したブログ記事のドラフトを修正後に公開
自動生成された報告書をチェック後に共有

レスポンスは一般的なチャットボットより遅いことが多い

その他の注意点として、ChatGPTを利用する際には、膨大な量のデータを参照して処理することなどにより、一般的なチャットボットより回答完了までのレスポンスが遅いことがあります。この点を考慮して、利用状況やタスクに合わせた利用方法を検討することが重要です。

解決方法として例えば、Q&Aのコンテンツの自動生成の部分はChatGPTのAPIを利用し、社内メンバーや顧客などの利用者のアクセス頻度の多い接点には、自社のシステムや、チャットボットの専用ツールなど別システムで応答部分を担うなどのシステム設計や、業務設計が可能です。

AIチャットボットへのChatGPTをはじめとした生成AIの活用

AIチャットボットは、情報システム部や総務部などのバックオフィス部門での「社内FAQの質問者・回答者の業務効率化」、カスタマーサポートや営業・マーケティングなどフロントオフィス部門での「顧客対応の業務効率化」と「サービス利用者の利便性の向上」などでの活用が定着しました。

AIチャットボットも生成AIによる進化が期待されています。

ChatGPTでQ&Aを自動生成

ChatGPTなどの生成AIの活用で、AIチャットボットの構築プロセスや、回答精度、利用者の体験が劇的に向上することが期待されます。

特にQ&A自動生成の実現は、導入担当者・運用担当者の業務負担の削減や、Q&A改善のスムーズさの向上にとって大きなインパクトがあります。

AIチャットボットの導入時に避けられなかった作業、かつ担当者の最も大きな負担であった「Q&A文章の作成」が、今後は、Q&A自動生成ができるAIチャットボットの実現によって、この負担を大幅に削減することができます。

これまでのチャットボットやFAQシステムは、業務負担を軽減するための機能はあれど、担当者の業務負荷は一定の大きさで存在することが当たり前でした。それが、今後は「担当者は自動生成されたQ&Aの内容が正しいかを公開前に最終チェックするだけ」に限りなく近づいていくと考えられます。

ChatGPTで問い合わせ分類と分析

ChatGPTなどの生成AIを利用したチャットボットは、問い合わせ分類と分析にも利用できると考えられます。チャットボットが受け取った問い合わせ内容をChatGPTに渡すことで、その内容を解析できます。これにより、問い合わせの量が多い企業や団体などで、分類された問い合わせの内容を迅速に分析できることで、顧客ニーズや不満点などの情報を把握し、業務改善や製品改良にも役立てることができるようになります。

まとめ

ChatGPTなどの生成AIの急発展でホワイトカラーのデスクワークの大変化が目前にきていると考えられます。
生成AIを活用することで、業務の生産性を向上させることがでます。しかし、生成AIの苦手分野やデメリットにも注意が必要です。
AIチャットボットの導入時・運用時の障害であった、Q&A文章作成の負荷も無くなり、大幅な効率化がしやすくなります。

もっと詳しく知りたい方は、ダウンロード資料がありますので、ぜひダウンロードしてください。

ChatGPT関連頻出用語集

頻出用語の一部を取り上げます。さらに頻出用語や、基礎知識を網羅的に知りたい方は、ダウンロード資料で把握することができるので、資料ダウンロードをして役立ててください。

生成AI（Generative AI）

生成AIは、人工知能技術の一分野でありデータから自動的に新しいコンテンツや情報を生成する能力を持つアルゴリズムやシステムを指します。生成AIは、自然言語処理、画像生成、音楽作成など、さまざまな分野で応用されており、その中でも特に話題となっているのが、大規模な言語モデルであるOpenAIのGPTシリーズなどの進化したテキスト生成技術です。

API（Application Programming Interface）

APIは異なるアプリやWebサイトが他のサービスとデータや機能をやり取りするためのインターフェースです。APIを使用することで、開発者は他のプログラムやウェブサービスと簡単に連携できます。

例）Google Maps APIを使えば、地図機能を一から開発することなく、自社のアプリに地図機能を追加できます。レストランアプリで近くのお店を地図上に表示したり、企業が自社の場所をウェブページに表示できます。APIは、アプリやWebページに他のサービスの機能を追加するための橋渡し役です。

プロンプト（Prompt）

プロンプトとは、生成AIに対して指示や要求を与えるための入力テキストのことを指します。これにより、AIはユーザーの意図に従って適切な情報や文章を生成することができます。プロンプトは短いフレーズや質問形式で与えられることが一般的で、AIの生成物の質や内容を向上させるためには適切なプロンプトの設計が重要です。