【そのまま使える】ChatGPTでメール作成をするプロンプト7例！活用のコツや注意点も解説

ChatGPTでメールの本文を作成したいなら、具体的な条件を指定したプロンプトを作る必要があります。ここでは、メール作成のための7つのプロンプト例を紹介します。

取引先の担当者に、請求書を送付する際のメール本文を、ChatGPTで作成する場合のプロンプトです。

あなたは企業の経理担当者です。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。

 

#目的
サービス利用料の請求書の送付

#主要な詳細
請求書は2枚添付している
支払い期日は2023年6月30日

#希望するアクション
不備があれば連絡がほしい

件名：
本文：
[会社名]
[担当者名] 様
{ }

 

何卒よろしくお願い申し上げます。
[メール署名]

顧客との次回の打ち合わせ日程を決めるために候補の日時を送る場合、以下のようなプロンプトを入力すればChatGPTでメール本文を作成できます。

あなたは優秀なビジネスマンです。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。

#目的
打ち合わせの日程調整

#主要な詳
サービスに関する打ち合わせがしたい
以下の日程だと打ち合わせが可能

・6/14　13:00～
・6/19　10:00～
・6/21　15:00～

打ち合わせは1時間ほどを予定

 

#希望するアクション
提示した候補日の中から選んでほしい

件名：
本文：
[会社名]
[担当者名] 様
{ }

何卒よろしくお願い申し上げます。

[メール署名]

取引先に送ったメールに対していまだに返信がない状況で再度メールを送る場合、以下のプロンプトを入力すればChatGPTでメール作成が可能です。

あなたは優秀なビジネスマンです。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。

 

#目的
取引先から返信がなく、メールを再送する

 

#主要な詳細
6月10日に見積もりに関するメールを送っている
返信がなかったので確認しているかどうか心配している
見積書を再度添付しているので内容を確認してほしい

#希望するアクション
今月中には見積もりに関する返事がほしい

件名：
本文：
[会社名]
[担当者名] 様
{ }

 

何卒よろしくお願い申し上げます。
[メール署名]

既存顧客に対して、次回開催されるセミナーのお知らせをメールで送りたい場合のプロンプトは、以下のとおりです。

あなたは優秀なビジネスマンです。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。

 

#目的

セミナーを開催することを伝える

 

#主要な詳細

7月20日にセミナーを開催する

オンラインでの開催

セミナーの内容は以下

・業務効率化のためのチャットボット活用の重要性

・チャットボット導入で得られる効果

・チャットボットの活用事例

 

#希望するアクション

参加したい場合は、社名・部署・氏名をこのメールに返信してほしい

 

#制約条件

セミナー参加のメリットを簡潔に伝える

 

件名：

本文：

[会社名]

[担当者名] 様

{ }

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

[メール署名]

人事異動によって別部署に異動になり、担当者が変更になることを取引先に連絡したいときのプロンプトは、以下のとおりです。

あなたは優秀なビジネスマンです。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。

 

#目的

人事異動に伴い担当者が変更になることを伝える

 

#主要な詳細

自分が今月末付で営業部から別部署に異動になる

後任から後日挨拶のメールをする

後任とともに近々直接挨拶に伺わせてもらいたい

 

#制約条件

今までの感謝の気持ちを伝える

 

件名：

本文：

[会社名]

[担当者名] 様

{ }

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

[メール署名]

取引先に送付した商品に不備があり、メールで謝罪したい場合のプロンプトは以下のとおりです。

あなたは優秀なビジネスマンです。以下の情報を元に取引先へのメールを作成してください。

 

#目的

商品の不備に対して謝罪する

 

#主要な詳細

納品した商品の個数に間違いがあった

担当者の発注ミスが原因

不足分をすぐに納品できるよう対応中

今後同じようなことが起こらないよう注意する

 

#希望するアクション

何か要望や意見があれば教えてほしい

 

件名：

本文：

[会社名]

[担当者名] 様

{ }

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

[メール署名]

自社の求人への応募者に対して、履歴書の送付をお願いするときのプロンプトは、以下のとおりです。

あなたは企業の人事担当者です。以下の情報を元に自社の求人への応募者に対してのお礼と書類送付を依頼するメールを作成してください。

 

#目的

求人応募者に対してお礼を伝え、履歴書の送付をお願いする

 

#主要な詳細

営業職の正社員募集への応募に対して感謝を伝える

履歴書と職務経歴書を送付してほしい

送付方法は以下のどちらか

・郵送

・メール

郵送の場合、書類の返却はしない

書類選考の結果は書類到着から1週間ほどで連絡する

 

件名：

本文：

[応募者名] 様

{ }

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

[メール署名]

ChatGPTを活用してメールを作成する際、精度の高い文章を作るにはプロンプトを工夫する必要があります。ここでは、メール作成用のプロンプトを作るコツを紹介します。

送るメールの目的や伝えたい内容を明確に設定することで、ChatGPTで質の高いメール文章を作成できます。以下のような項目を、事前に明確にしておくのがおすすめです。

• 誰に対して送るのか
• どのような情報を伝えたいのか
• その人にどのような行動をしてほしいのか

例えば、顧客に対して開催予定のセミナー情報を送る場合は、以下のような設定が考えられます。

• 誰に対して：一度セミナーに参加してくれてからしばらく連絡を取っていない顧客
• 伝える情報：自社のサービスの業務への活用方法に関するセミナーを1ヶ月後に開催する
• 起こしてほしい行動：セミナーに参加してほしい

このように、目的や内容を明確にしてChatGPTにプロンプトを入力することで、精度の高いメール文を生成できます。

あらかじめ人物設定をしてプロンプトを作成すると、より質の高い内容の作成が可能です。例えば、営業メールを作成したい場合は「あなたは優秀なトップセールスマンです」「商品の魅力を文章で伝えるのが得意なセールスライターです」とプロンプトに入力します。

ほかにも、上司に向けての報告メールを作成したい場合は「あなたは上司から大きな信頼を得ているビジネスマンです」といったようにプロンプトで指示します。具体的にどのような立場の人が作る文章なのかをChatGPTに指示しておくと、その人物に適した内容で文章を生成してくれるため、質の高い結果が出力される可能性が高くなります。

ChatGPTを活用すれば効率的にメールの作成が可能ですが、正しい使い方をしなければトラブルに発展する可能性もあります。そこで、ChatGPTを使ってメールを作成する際の注意点を3つ紹介します。

プロンプトとは、会話型のAIチャットボット「ChatGPT」で回答を生成するためにユーザーが入力する質問や命令などの文章を指します。ChatGPTで精度の高い回答を得るには、プロンプトの工夫が必要です。

より高い精度の回答を得るには、メールの目的や内容を明確にし、ChatGPTに対して「あなたは◯◯です」と人物設定するのが重要です。また、メール作成にChatGPTを使う際には、情報漏洩の観点から機密情報の入力は避けましょう。出力された文章が間違っている可能性や、メールの送信先に適さない表現を使っている可能性があります。そのため、文章を最終確認して修正したうえで送信することをおすすめします。

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