ChatGPTをヘルプデスクに活用する具体例5選｜自動化や連携方法について解説 - チャットボットのhitobo（ヒトボ）

【公開日：2023年6月12日】

ChatGPTを活用してヘルプデスクの業務効率化を図りたいものの、どの工程に活用すれば良いかイメージがわかない企業担当者の方は多いのではないでしょうか。ChatGPTは膨大な量の言語データを学習しており、自然な文章を生成できる点が特徴です。定型業務をChatGPTで代替することで、業務効率化の後押しになると期待されています。

そこで本記事では、ヘルプデスク業務におけるChatGPTの具体的な活用例について解説します。だれでもすぐに実践できる内容になっているので、ぜひ参考にしてみてください。

1 ChatGPTをヘルプデスクに活用する具体例5選
2 ChatGPT APIとチャットボットでヘルプデスク業務を自動化する3つの方法
3 ChatGPTをヘルプデスクで利用する際の3つの注意点
4 ChatGPT APIをヘルプデスクで活用する方法
5 ヘルプデスクの業務を効率化するなら「hitobo」におまかせ
6 まとめ

ChatGPTをヘルプデスクに活用する具体例5選

ヘルプデスクにおけるChatGPTの活用方法には、以下4つの例が挙げられます。

FAQテンプレに使えるQ&Aのリストアップ
FAQページから表形式のQ&Aに変換
ドキュメントからQ&Aを作成
メール返信の定型文を作成
お問い合わせへの返信文を複数のQ&Aから作成

実際に活用する手順を画像付きで解説するので、この章を読むだけでだれでも簡単に実践できます。さっそく見ていきましょう。

FAQテンプレに使えるQ&Aのリストアップ

自社に合った、社内FAQテンプレに使えるQ&Aのリストアップを情報漏洩のリスクなしにまずはリストアップするプロンプト（生成AIへの依頼内容のテキスト入力）です。
カテゴリを付与した状態で出力可能です。画面コピーでそのままEXCELやGoogleスプレッドシートに貼り付け可能です。ChatGPTに入力して試してみてください。

プロンプト例

従業員数300名ほどの製造業の日本国内の企業で、総務部に寄せられる社内の質問で多いものを、多い順に20個を表形式でリストアップしてください。

| No. | 質問 | カテゴリ |
| — | — | — |
| | | |

生成結果の例

補足説明

以下はマークダウンと呼ばれる記法で表を書いたものです。表形式の例を記載することで、それにならった出力を生成AIに指示しやすくなります。

| No. | Q | A | カテゴリ |
| — | — | — |— |
| | | | |

FAQページから表形式のQ&Aに変換

以前にサイト内にFAQの一覧を作成していたものの、それを再利用したい場合に「表形式」で一覧化し直したい。そういった場合があるかと思います。ChatGPTに依頼すれば簡単に形式を変換できます。

プロンプト例

以下の＜Q&Aリスト＞を表形式にして出力し直してください。

| No. | Q | A |
| — | — | — |
| | | |

＜Q&Aリスト＞

hitoboについて

hitoboはQ&Aを登録するだけで簡単に自社専用のチャットボットが作成可能で「よくある質問に定型の回答をすることに時間を取られている」問題を解決します。 [資料ダウンロード](https://hitobo.io/download_for…

コーディングは必要ですか

必要ありません。 Bot設定画面からQ&Aを登録いただくだけで、プログラミング知識がなくても簡単にボットを作成することができます。

プログラミング知識は必要ですか

必要ありません。 Bot設定画面からQ&Aを登録いただくだけで、プログラミング知識がなくても簡単にボットを作成することができます。

hitoboの導入メリットについて

チャットボット「hitobo」のメリットは以下です。・シナリオ設計をしなくとも利用可能。Q&Aを入れるだけですぐにQ&Aボットが使える！・学習データがなくてもすぐに利用可能。・運用開始後の変更も簡単。・シナリオボットも簡単に作れて、後からの修正もラクラク。

機械学習について

hitobo では機械学習や自然言語処理の技術を使用しています。

他社製品との違いについて

hitoboの特徴は・シナリオ設計をしなくとも、学習データがなくてもすぐに利用可能。Q&Aを入れるだけですぐにボットが使える！・チャットボットにQ&Aを入れるとFAQ検索ページも自動生成が可能。・運用開始後のQ&Aの変更も簡単。

回答精度について

こちらのご質問に関して、弊社担当者から回答させて頂きます。下記からお問い合わせ下さい。[お問い合わせフォーム](https://hitobo.io/contact/)…

サービスの特徴について

hitoboは月額60,000円で利用可能なトライアルから提供しています。現在は無料トライアルでお試しいただくことも可能です。以下で詳しいご案内[資料ダウンロード](https://info.adish.co.jp/webap… ができます。

クラウドですか？

hitoboはクラウド型チャットボットです。

初期設定について

hitoboは、Q&Aを用意するだけで簡単に初期設定ができます。

簡単にチャットボットを構築できるか？

QAを用意するだけで、チャットボットが簡単に構築できます。

生成結果の例

ドキュメントからQ&Aを作成

参照情報を元にQ&Aの文章作成を依頼するプロンプトです。ブラウザ版やスマホアプリ版のChatGPTを使用するときは、標準設定では再学習にデータが利用されるため、公開可能な情報のみの入力にしましょう。

※プロンプトを活用してQ&A文の自動生成も無料で作成できますが、日常的な業務の効率化には、後で紹介するチャットボットシステムと一体となったhitoboのQ&A自動生成機能の利用がおすすめです。

活用事例シーン

質問案から完成度の高いQ&A文案を自動生成したい。
自動生成したQ&A文案からの微修正で、小さな労力でQ&Aを完成させたい。

プロンプト例
※参照元のテキストはプレスリリース文の一部をそのまま転載したものです。

＜参照元＞の内容を元に、以下のQに対してできる限り短い回答（200文字以内）のQ&Aを完成させてください。

Q：hitoboはChatGPT API連携で何ができますか？
A：

＜参照元＞
hitoboとChatGPT APIの連携により、ChatGPTの単独利用では実現しづらい「利用者への即時応答」と「修正した回答文をスムーズに反映」することが可能となります。チャットボットの利用者への返答はhitoboのシステムから直接応答するため、ChatGPT側のシステム負荷による返答の遅延や処理速度に依存しない「利用者への即時応答」を保つシステム構成ができます。hitoboの特徴として、各社で所有しているメールやチャット上などの過去の質問と回答の蓄積からなる問い合わせ対応履歴の一覧を、管理画面上にCSVファイルで一括読み込みができます。

質問履歴はあるが回答履歴がない場合、回答履歴の代わりにWebページや各種ドキュメントから関連する文章をコピーして使用することができることで、ChatGPTの単独利用では難しい「自社の固有情報を反映したQ&Aの一覧」の一括自動生成が可能となります。自動生成したQ&Aの一覧は、内容を確認した後に修正箇所が見つかれば、hitobo上で修正後に、そのままチャットボットの応答に追加ができます。

自社にある過去の問い合わせ対応履歴を利用して、hitoboの管理画面上だけでQ&A自動生成、チャットボットの構築、運用開始後の履歴から再びQ&Aを追加・更新することが可能となります。

生成結果の例

A：hitoboとChatGPT APIの連携により、利用者への即時応答と修正した回答文の反映が可能です。また、過去の質問と回答の蓄積からなる問い合わせ対応履歴を一括読み込みし、自動的にQ&Aを生成することができます。さらに、生成したQ&Aを修正してチャットボットの応答に追加することもできます。

関連資料：Ｑ&A生成時のプロンプト作成やChatGPTとの入力・出力時のコピペの連続が不要になる！ChatGPT API連携でQ&A自動生成ができるチャットボットhitoboの製品資料

メール返信の定型文を作成

メール返信の定型文を作成するためのプロンプトです。メール返信文案のテンプレートを作ることに役立ちます。生成結果を参考に定型文を作成し始めることで、返信テンプレートの作成工数を下げることができます。

プロンプト例

あなたはプロのカスタマーサポート担当者です。

＜参照情報＞を元に＜お問い合わせない内容＞に対するメール返信文を作成してください。

＜お問い合わせ内容＞

チャットボットを選ぶ際は何を基準に選ぶとよさそうですか？

＜参照情報＞

Q:チャットボット運用の際に工数がかかる部分はどこですか？

A:Q&A文の作成工数がチャットボット運用で一番工数がかかる部分となります。

Q&A自動生成の機能のあるチャットボットを選ぶことが、運用工数の低減やチャットボットの応答の品質を向上するために重要となります。

生成結果の例

お問い合わせいただき、ありがとうございます。チャットボットを選ぶ際の基準についてご質問いただきましたので、以下に回答いたします。

チャットボットを選ぶ際には、Q&A自動生成の機能があるかどうかが重要な基準となります。Q&A文の作成は、チャットボットの運用において最も工数のかかる部分です。Q&A自動生成の機能を持つチャットボットを選ぶことで、運用工数を低減することができます。また、自動生成されたQ&Aは、より高品質な応答を提供することができます。

Q&A自動生成の機能は、チャットボットの運用効率や応答品質向上に大きく寄与します。そのため、チャットボットを選ぶ際には、この機能の有無を重視することをおすすめします。

もし他にご質問がありましたら、お気軽にお知らせください。お手伝いできることがありましたら、喜んでお答えいたします。
よろしくお願いいたします。

カスタマーサポート担当者

お問い合わせへの返信文を複数のQ&Aから作成

参照情報を元にメールの返信文案を依頼するプロンプトです。プロンプト例を参考に以下の内容を入れ替えれば自社用にカスタマイズ可能です。

＜お問合せ内容＞・・・回答が必要なお問い合わせ内容を貼り付けます。
＜制約条件＞・・・生成結果の制約条件を箇条書きします。
＜参照情報＞・・・参照する情報を貼り付けます。複数のQ&A等を参照可能です。
※個人情報や顧客情報、社外秘情報を入力することは避けてください。

おすすめの生成AI

ChatGPT（履歴・再学習機能OFF ）
※履歴・再学習機能OFFの設定方法： https://hitobo.io/blog/chatgpt-prevent-relearning/

活用事例シーン

過去のQ&Aや回答例を元にメール文を作成したい。
お問合せ内容に対して、複数のQ&Aの内容を総合してメール文を作成したい。
時間短縮と品質向上のため、メール文章を書き始めるためのたたきがほしい。
ベテランが作った文例を活用したい。

プロンプト例
※参照情報は複数の既存のQ&Aを貼り付けています。

あなたはプロのカスタマーサポート担当者です。
以下の＜お問い合わせ内容＞、＜制約条件＞、＜参照情報＞をもとにメール返信文を出力してください。

＜お問い合わせ内容＞

hitoboはChatGPT API連携により何ができますか？どのように設置ができるでしょうか？
サービス紹介資料もいただきたいです。

＜制約条件＞

・文字数は300文字ほど。
・重要なキーワードを取り残さない。
・文章を簡潔に。
・Q&A自動生成によるメリットを強調する

＜参照情報＞

資料ダウンロードについて

hitoboに関する資料は以下のページからダウンロードできます。

資料ダウンロード https://hitobo.io/download_form/

Webページへの設置方法について

チャットボットの設置方法について解説した記事です。

以下を参照ください。

チャットボットのタグとは何？種類別の埋め込み手順の実例
https://hitobo.io/blog/chatbot-tag/

ChatGPT API連携で何ができるか？

hitoboではChatGPT API連携でQ&A自動生成を可能にしています。

・質問メール、回答メール

・質問チャット、回答チャット

・質問案、WebページやPDFのテキスト

生成結果の例

件名: ChatGPT API連携によるhitoboの機能と設置方法について

いつもお問い合わせいただきありがとうございます。hitoboのカスタマーサポート担当です。

ChatGPT API連携によるhitoboの機能についてご説明いたします。ChatGPT API連携を使用することで、以下の機能を実現することが可能です。

Q&A自動生成:

ChatGPT APIを利用することで、質問に対する回答を自動生成できます。質問メールや回答メール、質問チャットや回答チャット、さらにはWebページやPDFのテキストに対しても、自動的に回答を生成することができます。

hitoboのサービス紹介資料もご希望されていますね。サービス紹介資料は以下のページからダウンロードできますので、ご確認ください。

資料ダウンロード: 資料ダウンロードリンク

また、ChatGPT API連携の設置方法についてもお知らせいたします。チャットボットの設置方法に関する詳細な解説記事がありますので、以下のリンクを参照してください。

チャットボットのタグとは何？種類別の埋め込み手順の実例

設置方法解説記事リンク

上記の記事には、ChatGPT API連携の設置方法について詳しく解説されていますので、ご参考ください。

ご質問やご不明点がありましたら、お気軽にお知らせください。お手伝いできることがありましたら、お知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

カスタマーサポート担当

※hitoboではさらに、端的なQ&A文をリストで一括自動生成でき、最終チェック後にそのままチャットボットの応答に追加できます。チャットボット構築と改善を大幅に効率化できます。機能紹介 https://hitobo.io/product/

ChatGPT APIとチャットボットでヘルプデスク業務を自動化する3つの方法

チャットボットとChatGPT APIを連携させることで、自社が利用するチャットボットのシステム上にてChatGPTの生成AIの機能を活用できます。ヘルプデスク業務の自動化や効率化が図れます。具体的な方法は、以下の3種類です。

ChatGPT APIで直接回答させる
ChatGPT APIに参照情報を送って直接回答させる
ChatGPT APIで生成した回答をチェック後に自社システムで回答

3つの方法を把握することでそれぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に合った方法を選択できます。それぞれ順番に解説します。

①ChatGPT APIで直接回答させる

ChatGPTは、OpenAIの公式ホームページにアクセスし、ブラウザ版で利用するのが一般的です。ChatGPT APIで直接回答させる方法では、一般向けのChatGPTのサービスを使ったときと同じように、一般論もしくは誤った内容で回答する可能性があります。たとえば、Web版のChatGPTに「hitoboのチャットボットに備わっている機能を5つ挙げてください」と質問すると、以下の回答がありました。

上記はチャットボットにおける機能の一般論であり、hitobo固有のサービスについては回答できていません。ChatGPT APIで直接回答するチャットボットでも同様の問題が発生するため、一般的にヘルプデスクでの活用方法として適していないと言えます。

※2023年5月26日にOpenAIは日本を含む30カ国でiPhone向けのアプリ提供を開始しました

②ChatGPT APIに参照情報を送って直接回答させる

利用者からの問い合わせを受け取った際に、内容と参照情報をChatGPT APIに送信し、生成した回答を利用者に直接返信する方法があります。参照情報を送って直接回答するメリット・デメリットは、以下のとおりです。

＜メリット＞

適切な回答を都度生成できる可能性がある

（ただし、回答に関連する情報が体系的に用意できている必要がある）

＜デメリット＞

誤った回答を提示する可能性がある（参照データに回答に関する情報がない場合）
運営側が最終回答を確認できない
プロンプトインジェクション攻撃※の発生リスクがある。

ChatGPTのAPI自体にプロンプトを通じた一般ユーザーからの入力を許す場合、完璧なリスク対策は難しい場合があります。

※プロンプトを通じて不正な表示を誘う攻撃

③ChatGPT APIで生成した回答をチェック後に自社システムで回答

ChatGPT APIを利用して生成した文章を、人間がチェックした後に蓄積し、自社システムで回答する方法です。人間が生成した回答をチェックしているため、正確性を確保できます。また、蓄積された回答データを自社システムに組み込み、APIを介さずに直接応答することで以下のメリットが得られます。

＜メリット＞

コストを抑えられる

（応答するたびにAPIを利用することが不要なためAPI利用費用を節約できるため）

レスポンスが速い

（毎回一から回答生成する処理が不要なため）

プロンプトインジェクション攻撃への対策が不要になる

（ユーザー入力がChatGPTのAPIに直接入力されないため）

＜デメリット＞

対応範囲が事前に生成済みのFAQに限定される
公開前にFAQをチェックする手間がかかる

ヘルプデスクでは、回答の正確性を担保することが必要です。この方法はヘルプデスクにChatGPT APIを活用する場合に、正確性の担保と運営コストのバランスが取れた方法と言えます。

ChatGPTをヘルプデスクで利用する際の3つの注意点

ChatGPT APIを活用することで、ヘルプデスク業務の自動化や効率化が図れます。一方、ChatGPTをヘルプデスクで利用する際には、3つの注意点があります。

学習データの再利用に関する利用規約
誤った情報を表示するリスク
プロンプトインジェクション攻撃

注意点を事前に理解しておくことで、情報が外部に漏れるリスクの軽減につながります。それぞれ順番に見ていきましょう。

学習データの再利用に関する利用規約

ChatGPTのWeb版（有料のChatGPT Plusも含む）を使用する際、個別に設定していない場合は入力した情報を自動生成の学習データとして利用される可能性があります※。データの再利用を確実に避けるためには、OpenAIのAPIの活用やAPIと連携されたサービスの利用がおすすめです。

参照元：Terms of use｜OpenAI

再利用の対象になると「社外秘情報」や「個人情報」が誤って外部に表示されてしまう可能性があります。社内の情報をChatGPTで扱う際には、学習データの規約を理解してリスク管理を徹底することが重要です。

※2023年5月20日時点

誤った情報を表示するリスク

生成AIは、誤った情報や不正確な文章を表示するリスクがあります。保有していない知識をChatGPTが認識して「提供できない」とするケースはあるものの、表示されるすべての情報が正しいとは限りません。

回答やニュアンスの正確性を担保するため、ChatGPT APIを利用する際は情報をチェックするフローを用意することが重要です。人間のチェックによってChatGPTが生成した回答の誤りやニュアンスの違いを発見し、正しく修正できます。

プロンプトインジェクション攻撃

プロンプトインジェクション攻撃は、悪意のあるユーザーによるプロンプトの不正操作です。ChatGPTをヘルプデスクで利用する際は、ユーザー入力をAPIの送信情報の中に直接受け入れるため、十分な対策が必要です。

プロンプトインジェクション攻撃の対策方法には、以下の例が挙げられます。

ユーザー入力欄からの指示を無効にするプロンプトを作成する
応答するトピックの範囲をプロンプトで絞る
不正表示されると被害が大きい情報を含めないようにプロンプトを作成する
ChatGPT APIがアクセス可能な範囲に非公開の情報を含めない
ChatGPT APIがアクセス可能な情報の範囲を区切っておく
ユーザーの入力テキストがChatGPT APIに直接送信されないシステム構成にする

（ユーザー利用時の入力に対しては自社システム内でレスポンスを返す構成にするなど）

ChatGPT APIを連携時のシステムは、プロンプトインジェクション攻撃があっても問題がない状態にしておくことが重要です。

ChatGPT APIをヘルプデスクで活用する方法

ChatGPT APIをチャットボットに組み込むには、2つの方法があります。

API連携でシステム開発を行う
API連携ツールを使う

それぞれのメリット・デメリットを踏まえて、自社で活用を目指す際のヒントにしてみてください。それぞれ順番に見ていきましょう。

API連携でシステム開発を行う

API連携でシステムを開発することで、自社の目的に合ったオリジナルのチャットボットを利用できます。自社でAPI連携のシステムを開発するためには、以下の項目が必要です。

予算の確保（開発体制、その後の運用体制）
人材（企画・仕様定義の担当者、デザイナー、エンジニアなど）
技術力（機能開発、システム設計、生成AIのノウハウ）

独自開発にはAPIやアプリケーションに関する専門的な知見のほか、運用開始後の継続的な改善が求められます。自社開発の経験が浅い状態では、継続的な運用は難しいことが多くなります。また、日々アップデートが多い生成AIの最新情報をキャッチアップしていくことは通常業務が日々ある中で負荷が重たい業務となります。

API連携ツールを使う

ChatGPT APIと連携しているツールを使うことで、自社開発よりコストを抑えつつ手軽に導入可能です。また、サービスの提供元がもつノウハウを活用できるため、高い導入効果が期待できます。ChatGPTとの連携強化や新機能の追加など、継続的な製品改善やサポートが期待できるでしょう。

それぞれのツールの特徴を比較して自社に合ったサービスを選べることも、API連携ツールを利用するメリットです。

ヘルプデスクの業務を効率化するなら「hitobo」におまかせ

「hitobo」は、ChatGPT APIと連携したチャットボットです。hitoboではChatGPT APIで自動生成したQ&Aの内容をチェック・修正した後に自社システムを通じて返信しています。ヘルプデスクにhitoboを活用するメリットは、以下のとおりです。

正確な回答ができる
快適なレスポンスができる
API費用を抑えられる
プロンプトインジェクション攻撃のリスクをなくせる

hitoboでは回答データを蓄積し返信するため、ChatGPTを低コストでヘルプデスク業務に活用できます。また、毎回同じような回答を一から生成する処理を避けるシステム設計により、快適な応答速度を実現しています。ヘルプデスクの業務効率化にお悩みの企業担当者の方は、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

ChatGPTを活用することで、ヘルプデスク業務の負担は軽減できます。さらに、チャットボットとChatGPT APIを連携すれば、より効率的な問い合わせ対応が可能です。

ChatGPT APIを利用する際には、プロンプトインジェクション攻撃を受けるリスクがあります。対策するためには、プロンプトインジェクション攻撃の影響を受けないシステム構成のサービスを選ぶことが効果的です。

「hitobo」では、ChatGPT APIと連携したチャットボットを通じて、ヘルプデスクの業務効率化を支援します。ヘルプデスクの業務効率化にお悩みの企業は、ぜひ「hitobo」の導入をご検討ください。

hitoboは問い合わせ対応履歴からQ&A自動生成。スグにボットに反映可能。

hitoboの場合は、Q&Aを自動生成したあと、そのまま利用中のチャットボットに応答に追加することが可能です。メール、チャット等の問合せ対応履歴（質問や回答の履歴）をアップロードすれば、そこからQ&Aの自動生成が可能です。

以下より、資料のダウンロード及び、問い合わせが可能です。お気軽にご相談いただけたらと思います。

【2024年7月10日(水)】セミナー『生成AIで自社データからFAQ回答を自動化するための実務【基礎編】』

ChatGPTをはじめとした生成AIが具体的に仕事にどのような影響を及ぼすのか、また業務効率化の具体的方法をイメージしづらい方のために、ChatGPTを実際に活用した結果や、チャットボットへの応用を調査・検討した結果を元に、ChatGPTの業務活用のポイントをまとめました。技術用語や専門用語が分かりづらいと感じる方のために、頻出用語集も用意しています。

【2024年最新】ChatGPT業務効率化の王道パターン9選とAIチャットボットへの活用（用語集付）

ChatGPTを活用したQ&Aの作り方。FAQ作成も問合せ分析も自動化！

ChatGPTは豊富な知識を元に幅広い分野の回答ができるため、Q&Aの文章生成にも応用できるのでは？と考えている方も多いのではないでしょうか？一方で、各種メディアの報道などでも言われている通り「もっともらしく間違った回答をする」ことも事実です。しかし、結論「ほぼ正しい内容にできるChatGPTによるQ&Aの作り方」があります。過去にQ&Aを作るための作業負荷の高さに苦労をした経験や、これからQ&Aを作ろうとされている方はぜひ参考にしてみてください。

【社内FAQ導入事例】アーバンリサーチ様『社内ポータルでよくある質問にチャットボットで即答』

株式会社アーバンリサーチ様のチャットボットのhitoboの導入事例です。これまでは各店舗のスタッフからの問い合わせを、主に電話及びメールにてヘルプデスクで受け付けており、業務効率化に関して課題を感じていたそうです。今回はhitobo導入後の変化や、hitoboを選んだ理由について担当者様に伺いました。

ChatGPTをヘルプデスクに活用する具体例5選｜自動化や連携方法について解説