ChatGPTを利用した総務の業務効率化方法7選！より効果的に活用するコツも紹介

ChatGPTは、自然な会話ができる対話型のAIチャットサービスです。入力された質問に対して、精度の高い回答が可能なため、個人だけでなく企業でもあらゆる場面で活用できるとして注目されています。ChatGPTはWeb上の膨大なデータなどを学習し、対応できる範囲が広いのが特徴です。また、文脈や会話の流れを理解して回答できるのも、従来のチャットボットとは違う点です。

ChatGPTはOpenAIによって2022年11月30日にリリースされ、その後ユーザー数が急増しました。2023年3月15日には、従来のモデルよりも精度の高いモデル「GPT-4」をリリースし、さらに2023年3月23日にはプラグイン機能の追加が発表されました。プラグインを使えば、ユーザーが入力した質問への回答だけでなく、テキスト以外の出力や最新情報の取得など、新たな機能を活用できるようになります。

ChatGPTの得意分野として、以下が挙げられます。

• 情報収集
• 文章の生成
• 翻訳・要約
• プログラムの生成
• 関数の作成
• アイデアの提案

ChatGPTは幅広い領域に対応できるのが特徴です。そのため、従来は検索エンジンで行っていたようなリサーチが、ChatGPTに尋ねるだけで可能になります。

また、文章の生成が得意なため、メール文書や商品・サービスの説明文など、さまざまな文章を、指定した文体で生成可能です。多言語対応のため、英文で書かれた論文やニュース記事などの日本語への翻訳も可能で、さらに内容を要約して、簡潔に伝えてもらうこともできます。

ChatGPTは、テキストでの指示をもとに、プログラミングで必要なコードの作成や、表計算ソフトで使用する関数の生成も可能です。さらに、アイデアの提案も得意分野のため、例えば1週間の献立、旅行の計画といった日常的なアイデアから、新商品やビジネスプランまで提案してくれます。

ChatGPTを活用すれば、総務の業務効率化が実現します。ここでは、ChatGPTによって総務のどのような業務を効率化できるのかを解説します。

ChatGPTによって、報告書や提案書など、ビジネス用の書類の自動生成が可能です。作成する書類の目的やテーマ、記入すべき項目とその内容、そのほかの条件などを簡潔に入力すれば、自動で書類の文章を作成してくれます。また、データを入力することで、表やグラフの作成も可能です。

ただ、ChatGPTで作成した書類は汎用的なものになるため、多くの場合、そのまま使用はできません。ChatGPTが作成した内容をもとに、自社に適した形に修正して使用しましょう。

ChatGPTで、会議のアジェンダ・議事録の作成までが可能です。会議の目的やテーマを入力して「会議のアジェンダを作成して」と依頼すると、目的に応じた最適なアジェンダを提案してくれます。会議中のメモや文字起こしがある場合は、その文章をもとに、ChatGPTが要約したり、見やすくまとめてくれます。ただ、最後に人の目による見直しは必要です。

総務は、採用活動などの人事部門にまで業務範囲がおよぶ場合があります。ChatGPTを使えば、採用活動における求人票の作成を自動で行えます。例えば「営業の正社員の求人票を作成して」と入力すると、一般的な内容での求人票の作成が自動で可能です。ChatGPTが作成した求人票を叩き台にして、自社のニーズや条件に合わせて修正・追記すると良いでしょう。

ChatGPTで業務マニュアルの作成が可能です。総務は定型業務が多くあるため、マニュアルを作成しておけば、担当者が不在のときもほかの従業員によって業務を進められます。

まず、業務の手順を簡潔に箇条書きで書き出しましょう。さらに、各作業での注意点などの備考を記載しておきます。ChatGPTに、書き出した手順や注意点などの情報を入力してマニュアル作成を依頼すると、マニュアルの文章を出力してくれます。

ChatGPTへの指示だけではマニュアル化できない作業がある場合は、ChatGPTが作成したものをもとに、足りない箇所を追記して完成させましょう。

ChatGPTを活用して、社内イベントの企画が可能です。例えば「新入社員向けのマナー研修」「サービス理解につながるイベント」「他部署交流のためのイベント」などの目的をChatGPTに与えて「メニューを考えて」と入力すると、目的に応じたイベントのメニューを提案してくれます。

さらに、各メニューで実施する内容まで具体的に提案をもらうことができます。提案されたイベントの開催が難しかったとしても、それをヒントに、新しい企画がひらめく可能性もあるでしょう。

業務上、メールを多用する場合は、メール作成に時間を取られてほかの業務が進まないというケースがあります。そのような担当者は、メール作成をChatGPTで自動化することで、作業時間短縮が可能です。

ChatGPTに「請求書の送付」「問い合わせへの回答」など、メールの目的を入力します。次に、メール内に記入すべき必要な情報を箇条書きで入力し、「取引先（顧客）へのメールを作成して」と依頼すると、メール文面をChatGPTが自動で作成してくれます。最後に内容の確認をして、必要に応じて文章を修正しましょう。

また、メールアプリと連携したプラグインを活用すると、メールの送信までも自動で可能です。メールの作成から送信までを一貫して行え、さらなる業務効率化が実現します。

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総務は、社内からのあらゆる問い合わせに対応する部門です。ただ、有人対応の場合、問い合わせ対応に時間をとられ、ほかの業務が進まないケースも多くあります。

ChatGPTを使えば、社内から頻繁に寄せられる問い合わせと、その回答を掲載したFAQの作成が可能です。総務へのよくある問い合わせのリストアップを効率的に行え、Q&Aの質問文とそれに対応する回答の文章を自動で作成してくれます。

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ChatGPTをより効果的に活用するには、いくつかコツを押さえておくのが重要です。ここでは、ChatGPTを業務に活用する際のコツを紹介します。

プロンプトとはChatGPTに入力するテキストのことです。ChatGPTに入力するプロンプトが具体的であればあるほど、回答の精度が高くなる傾向があります。そのため、ChatGPTに指示を出す際には、プロンプトを工夫して作成しましょう。

精度の高い回答をChatGPTに求める場合、例えば、プロンプトで細かい条件を指定したり、文字数や文体などを制限したりする方法があります。ほかにも「プロの編集者」「営業マン」などの専門家になりきって文章を生成してもらう方法もあります。一度出力された文章に対して、不足する情報を考え、追加で条件や指示を出すのも効果的です。

プラグインとは、ChatGPTの機能を拡張させるためのツールです。OpenAIや、そのほかの個人・企業などのサードパーティが提供しているプラグインをインストールするだけで、ChatGPTにテキスト生成以外の機能を追加できます。例えば、プラグインの活用によって、以下の出力や実行が可能です。

• イラスト・動画の生成
• グラフ・ガントチャートの作成
• 複雑な計算
• 特定のWebページや動画の内容の読み取り
• 他サービスとの連携によるアクションの実行

ChatGPTのプラグインは、2023年7月1日時点で、500個以上存在しています。中には、日々業務上で利用しているメールサービスやチャットツールなどとの連携が可能なプラグインも存在するため、適したプラグインの導入によって、大幅な業務効率化が見込めます。

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【職種別】ChatGPTのプラグイン活用例4選！おすすめのプラグイン15選を紹介

ChatGPTは、自然な会話ができる対話型のAIチャットサービスです。ユーザーからの質問に対して精度の高い回答が可能で、文章の生成・要約・翻訳、コードや関数の生成、アイデアの提案などができます。

ChatGPTは総務の業務に活用でき、仕事の幅広さや人材不足などの総務が抱える問題に対応できます。例えば、ChatGPTを活用して、書類や業務マニュアルの作成、社内イベントの企画などが可能です。総務は従業員から問い合わせが多い部門のため、メール作成や社内FAQの作成をChatGPTで行うことで、問い合わせ業務の効率化が実現します。

ChatGPTは、プロンプトを工夫するだけで、精度の高い回答を得られやすいのが特徴です。また、より効果的にChatGPTを使うのであれば、プラグインの導入をおすすめします。

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