バックオフィス業務でのChatGPT活用事例4選！利用時のポイントまで解説

ChatGPTは、自然でクオリティの高い会話が可能な対話型のAIチャットサービスです。ChatGPTは入力された質問に対して精度の高い回答が可能で、文章作成や要約・翻訳などにも対応します。

ChatGPTは、アメリカの企業であるOpenAIによって開発されました。2022年11月30日から無料版の「ChatGPT」の提供を始めています。公開後すぐに、その精度の高さから世界中で注目を集め、驚くほどのスピードでユーザー数を増やしました。

ChatGPTの大きな特徴は、文脈や会話の流れを理解して柔軟に回答できる点です。Web上の膨大なデータなどを学習済みのため、回答できる範囲が広いのもポイントです。

2023年3月15日には新しいモデルである「GPT-4」を公開しました。従来のモデルの「GPT-3.5」に比べて、文章生成の精度が上がり、より広く活用できるようになりました。

2023年6月時点で、ChatGPTには「GPT-3.5」と「GPT-4」の2つのモデルが存在しています。「GPT-4」は現在、月額20ドルのプラン「ChatGPT Plus」の登録者のみ利用可能です。

GPT-4はGPT-3.5に比べて、より回答の精度が上がっています。より専門的で、複雑な質問への対応ができるようになりました。また、回答する内容の信頼性や安全性も向上しています。

GPT-3.5は約5,000文字の文章生成・処理ができる一方で、GPT-4は約25,000文字に対応しています。さらに、GPT-3.5は画像から情報を読み取れませんが、GPT-4は画像の情報を理解し、解析することが可能です。

ビジネス上のメールは、敬語や表現などに注意しなければならないため、特に経験が浅いスタッフは、文章の作成に時間がかかっているケースが多くあります。そんなときにChatGPTを使えば、メールの文章の自動作成が可能です。

まずは「プロジェクトの進捗の報告」といったように、メールの目的を簡潔に入力します。続いて、以下のようなメールに必要な情報を入力します。

• プロジェクトの進捗状況
• 現状の課題
• 今後のアクションプラン
• 今後のスケジュール　など

最後に、ChatGPTが生成した文章の内容を確認し、必要に応じて修正しましょう。相手に応じて、フォーマルやカジュアルなど、文章のスタイルの指定も可能です。相手との関係性や状況に応じて適切な文体を選べば、ChatGPTで適切な表現や言い回しで文章を作成できます。

経理や総務などのバックオフィス業務は、請求書の対応や社内申請の処理など、多くの定型業務があります。これらの定型業務は、マニュアルを作成しておけば、担当者が不在の場合でも対応が可能です。しかし、日々の業務に追われて緊急度が下がってしまい、なかなかマニュアル作成に手をつけられないといったケースが多くあります。

ChatGPTを利用すれば、自動でマニュアルの作成が可能です。作業手順を箇条書きで書き出し、各作業で注意すべき点や懸念点を洗い出します。これらの情報をChatGPTに入力し「上記の内容のマニュアルを作成して」と入力しましょう。全ての工程をわかりやすく解説したマニュアルが、ChatGPTにより作成されます。

複雑な工程があり、ChatGPTだけではマニュアル化が難しいケースがあるでしょう。その場合は、まずは複雑な工程をのぞいた、簡略化されたマニュアルをChatGPTで作成します。それを下書きとして、自社に適した形に修正すればマニュアル作成の工数が大幅に減らせます。

ChatGPTを利用して、ビジネス文書の自動生成が可能です。例えば、契約書や報告書などに記載される文章を、自動で作成してもらえます。例えば、外部と業務委託契約を結びたい場合は「以下の条件での業務委託契約書を作成して」と入力し、続けて以下の内容を入力します。

• 委託業務の範囲
• 報酬
• 支払い方法
• 支払い期限
• 納期
• 制約条件

ただし、作成される契約書は一般的・汎用的な内容になります。また、正確な内容であるかは保証されないため、必ず業務の専門家による内容のチェックは必要です。会社独自のルールや規則がある場合は、ChatGPTで作成した叩き台を修正して、自社に最適な状態にした上で使用しましょう。

ChatGPTを利用してアイデアの抽出ができるため、新人向けのマナー研修や社内イベントのメニュー作成に活用可能です。例えば「営業職向けの新人マナー研修のメニューを考えて」と入力すれば、営業に配属される新入社員に教えるべき項目を抽出し、内容まで具体的に提案してくれます。

ほかにも、ChatGPTは社内イベント企画のアイデア提案も可能です。例えば「社員同士の交流のためのイベント」「オンラインで開催できて、会社の理念浸透につながるようなイベント」など、開催の目的を明確に入力すると、テーマに合ったイベントを提案してくれます。実行が難しい企画アイデアだとしても、それがヒントになり、新しい企画が思いつく可能性もあるでしょう。

精度の高い社内FAQシステムは、問い合わせ担当者の業務負担軽減につながり、かつ従業員が抱える問題を迅速に解決できるため、会社全体の生産性向上につながる重要なツールです。ただ、従業員自身で社内FAQシステムを作る場合、膨大な手間と労力がかかるため、作成の時間を取れていないといった企業が多くあります。

ChatGPTを用いれば、簡単にFAQの作成が可能です。情報システム部門や経理部門、総務・人事部門などのバックオフィスに対して、社内メンバーから多く寄せられるであろうFAQを、自動でリストアップできます。さらに、その質問文と回答分まで自動作成が可能です。

複数人で社内FAQを作成している場合は、文章の分かりやすさを一定に保つことが難しい場合があります。しかしChatGPTの場合は、誰にでもわかりやすい、簡潔な文章が作れます。

問い合わせ業務を効率化したいなら、社内FAQシステムを自動作成できる「hitobo」がおすすめです。ChatGPT API連携されたチャットボットで、社内の問い合わせ業務や顧客対応窓口のよくある問い合わせを効率化できます。ご興味のある方は、以下の資料をぜひご覧ください。

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ChatGPTは、ユーザーが入力した情報を学習に使用します。そのため、機密情報を含む文章を入力すると、その情報が間接的に回答に使われる可能性があり、いつの間にか情報が漏洩して社内外に多大な迷惑をかけてしまうおそれがあります。

したがって、ChatGPTに入力するのは、一般的に知られている情報や、検索すればわかる情報などにとどめるか、もしくはAIの学習をOFFにする設定を必ずしましょう。さらに、ChatGPTを利用する社員に対する、セキュリティリスクの周知も重要です。

ChatGPTの情報漏洩対策。履歴を残さず学習させない設定は？セキュリティの注意点

ChatGPTはWeb上の膨大なデータなどを学習しています。そのため、間違った情報を学習している可能性があり、正しい回答が得られないケースがあります。また、ChatGPTが学習しているのは2021年9月までのデータです。したがって、最新の情報が必要な質問に、古い情報で回答している可能性があります。

もしChatGPTが生成した回答をそのまま使用した場合、間違った情報を発信したとしてトラブルになるおそれがあります。ChatGPTで書かれた文章は、人間による確認が必要不可欠です。間違った箇所がないかをチェックし、修正した上で利用しましょう。

ChatGPTを利用すれば、文章作成や要約など幅広い業務を自動化できますが、すべてを代替できるわけではありません。すべての業務を自動化しようとすると、余計な工数が増え、人が行うよりも時間を要してしまう可能性があります。したがって、すべてを代替しようとせず、ChatGPTをどの部分に使えば効果的なのかを考えて活用しましょう。